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日々使っている情報ツールを紹介

前回のエントリーで情報収集術について触れましたが、最近僕が使っている情報収集ツールを紹介してみようと思います。

メールソフトをアウトルックからGMAILに変えることにより劇的に環境が変化しました。

大事な情報管理は以下だと思っています。

・スケジュール
・タスク管理
・アイデア管理
・メール

加えて、

・最新情報のインプットマネジメント

も大事です。

今僕が行っている管理の大きな特徴はタスク管理以外は全てインターネット上に情報をおいているところです。

かねてから目指してきたのが

・自分の記憶に頼らないこと
・いつ、どんな時でも情報を更新できること
・重複管理にならないこと

です。

昔はPDAを使ってみたり、パソコンソフトで管理してみたり、ノートパッドを使ってみたり、ポケットに小さなメモ帳を持ち歩いてみたりと色々やりましたが、ITの進化で今はそれがほぼ完璧になっているので、かなり満足しています。

それぞれについて説明しますね。

・スケジュール

会社ではGoogleカレンダーが標準で使われています。Googleカレンダーは携帯電話からでも最新情報が見れるし、更新もできます。
いつでもどこでも最新の状態にアップ可能です。

・タスク管理

実はここだけアナログなのですが、バイブルタイプの手帳を使っています。
何より手書きは早いってのも理由の一つです。
どの打ち合わせにも基本的に手帳を持って行き、ノートを取るのも手帳の中、タスクは下のようなスケジュール帳で管理しています。

タスクは

□ 名前 内容

となります。終わると□をチェックで消して、名前がある場合は依頼してあるタスク、名前が無い場合は自分のタスクとなります。
左側が日単位のタスク、右が週単位の少しゆるい時間のタスクになります。

ここは然程目新しさは無いのですが、今までの悩みは手帳を持っていないときに発生する際のタスクでしたが、ここは携帯電話の自分宛てのメールで対応します。

僕の携帯は２プッシュで自分宛へのメールが開く機能が付いていたので、寝ていても、電車乗っていても、食事していても常に簡単にアイデアやタスクを自分宛に投げることができます。
この２プッシュってのが実はかなり大事で、５プッシュくらいだと段々と使わなくなります。
非常に簡単なキーワードで書いてもほとんどのケースで「ああ、あのことか」と思い出せるのでとにかくキーワードだけでも自分に送っておくことが重要です。

後でメーラを開いたときに、届いているメールをタスクやアイデアを手帳に書き写します。
ここで一元管理が完了します。

・アイデア管理

もう上記で書いてしまいましたが、アイデアはいつどこで沸き起こるか分かりません。
特に僕の場合は机に座っていないときにアイデアが出ることが多いので、かなりアイデア管理には悩んでいました。
上記の２プッシュ自分宛メールでかなり解決できています。
酒の席でも、寝る直前でもガンガン自分宛にメールを飛ばします。

・メール

これはGMAILを採用したことにより劇的に便利になりました。
アウトルックを使っているときは複数のパソコンでメールを一元管理できなかったのですが、GMAILはブラウザで動くソフトなので、インターネットに繋がる環境であればどこからでも同じソースにアクセスできます。
会社のメールをGMAILで受けるようにして使っています。

今までは一台のパソコンでしか管理できなかったものが、どのパソコンからでもメールの一元管理ができるので劇的に便利です。
ブラウザで使うので、アウトルックよりは使い勝手は悪いのですが、

一元管理＞使い勝手

ということでGMAILの採用を決めましたが、大満足しています。

・最新情報のインプットマネジメント

ここは特にブログやニュースサイトの情報の最新情報管理です。

メールと同様に複数のパソコンからインターネット上で一元管理できるGoogle Readerを使っています。

とにかく読むべきニュースのRSSフィードは本当に多いので、

「暇な時間を使って効率よく処理する」

ことがとても大事です。
ちょっとした暇な時間、電車の中。

さらに、PCに戻ったときに既読になっていることが大事です。
そこで強烈にパワーを発揮してくれているのが、このPDAでNTTドコモの通信回線を使うのでほぼどこでもアクセスできてフィード消化に役立っています。
家にいてPCを立ち上げてなくてもワイアレスLANで気軽に読めます。

この端末ならばメールも打ちやすいので、パソコンの前以外からでのメールの消化にも有効です。

色々と使ってきましたが、今の情報管理の形態はかなり安定しています。
宜しければお試しください。

個人的情報収集術

前回のエントリーで情報収集の大事さを伝えているくだりで僕のやり方を書きますとお伝えしたので書いてみようと思います。

テクニックはそれぞれ好きなものでやれば良いと思っています。

大事なのは前回のエントリーでも書いた、

マス、ニッチ、媒体、対面、量、質を考えながら、今の自分に最も有益な情報パックを作り上げること。

です。

・新聞＝リアル媒体マス

日経新聞を読んでます。会社には日経産業が届きますがあまり読んでません。

・雑誌＝リアル媒体セミニッチ

プレジデントと週刊ダイヤモンドを定期購読しています。
それとゴルフ誌、週刊誌、ファッション誌、車雑誌をたまに買います。

・書籍＝リアル媒体ニッチ

インターネットで出会った本をアマゾンのバスケットにすぐに放り込みます。「今は買わない」ボタンとバスケットに入れるを繰り返して、買うもの買わないものに分かれます。
読みたい本が机の横に山積みになっていてプレッシャーかけられています。
あと、最近は良く本を贈ってきて頂きます。

・メールニュース＝ネット媒体ニッチ

Venture NowやJapan Intenet COM等自分の業界に特化したものや趣味のものを少しだけ読んでいます。

・Googleアラート＝ネット媒体ニッチ

ブログやRSS等外せないキーワードのニュースを一日に一本にまとめてGoogle Newsが届けてくれます。

ニッチ情報を外さなくなります。

・ブログ＝RSSフィード＝ネット媒体ニッチ

Google Readerを使ってCNET等ニュースサイトも含め50近くのフィードを取っています。
有益なブログや個人的に好きなブログ、知り合いのブログや日記を見るのは楽しいし必要です。

ただ、量が多いので、ハンドリングがとても難しいです。以前もGoogle Readerと出会うまでの大変さをエントリーしています。
次回、どのようなツールを駆使してインプット、アウトプットを効率的にしているかを書きますね。

・OFF TIMEの交流で得られる情報＝対面

交流会は積極的に参加します。
多くの識者とまとめて話ができるし、新たに良い出会いもある可能性があるので、極めて効率的な場所です。

・会食やゴルフ＝対面

会食やゴルフは最初の薄い交流から出て、自分の人生にとって大事な人、仕事にとって大事な人、色々教えて頂ける人たちと行きます。

より深くお互いを知ることで、より深い情報を取り合えますし、いざというときの良き相談相手にもなってくれたりします。

まあ、お恥ずかしながら一例と捕らえてください。

いずれにせよ、

自分の状況、立場を正確に判断しマス、ニッチ、媒体、対面、量、質を考えながら、今の自分に最も有益な情報パックを作り上げること。

を一度考えてみることをおススメします。

会社全体のアイデア力が極めて重要（あなたの見るもの、聞くものには大きな価値があります。）

全ての物事はあるアイデアがきっかけとなって生まれます。
日々の業務の改善、新規事業のアイデアなどなど。

あるアイデアを会社の成長力として昇華させるのは別の議論として、アイデアの質と量が多いほど企業にとって良いアウトプットのオプションが広がることは言うまでもありません。

ではアイデアとはどこから生まれるのだろうか？

①情報インプット

②情報フィルタリング＝情報の精査、他の情報とのドッキング

③アイデアアウトプット

まあ、当たり障りの無い書き方だけど、上記のようなものでしょう。

●②のフィルター性能が高いことはとても大事！

ある情報が入ってきた時に

・これは過去に見たことあるな。
・これって先日のこの情報と合わせると新しい情報になるな。
・これは新規性も進歩性もありそうだな。ちょっと詳しいアイツに詳細聞いてみよう。
・これはそのまま当社にも応用が利きそうだな。

こんなようなことを考えるものだと思います。

お分かりと思いますが、②のフィルタリング性能はその人が情報に触れている量や過去の経験等シニアなビジネスマンの方が優れていたりするケースが多いです。
ただ、シニアなビジネスマンのフィルターは

過去の常識

にとらわれていて、メッシュも細かいが、汚れている場合もあります。

逆に若い人のフィルターはメッシュは粗いが、汚れが無く、スーパーアイデアに繋がるケースも多々あります。

いずれにせよ、性能の良いフィルターを身につけることはとても重要なのです。
会社では社員全員のフィルター性能が上がるように色々と教育する必要がありますね。

●①の情報のインプットの質と量を上げることも大事！

今考えながら箇条書きすると僕は以下のような情報インプットがあります。
・新聞＝リアル媒体マス
・雑誌＝リアル媒体セミニッチ
・書籍＝リアル媒体ニッチ
・メールニュース＝ネット媒体ニッチ
・Googleアラート＝ネット媒体ニッチ
・ブログ＝RSSフィード＝ネット媒体ニッチ
・SNSの友達の日記やおススメ＝ネット媒体ニッチ
・社内SNSから来る社員の発信＝ネット媒体ニッチ
・仕事上の社内外のミーティングから得られる情報＝対面
・OFF TIMEの交流で得られる情報＝対面
・会食やゴルフ＝対面

リアルかネットかは媒体をTPOにあわせてフィットさせるに過ぎないレベルなので議論を見送りましょう。

残るは

マスかニッチか？
媒体か対面か？

こういう分け方ができますね。

会社の規模が大きく、立場が上になる人ほどマス情報の正確なインプットが必要となります。
ニッチ情報は現場であったり小さな会社の社長は特に大事です。

国際的大企業の幹部はマスの経済情報が経営上とても大事ですが、現場の人やベンチャーの社長はそれよりも、業界の最新情報を取ることに熱心です。
状況や立場によってマスとニッチのバランスが変わってくるというところです。

媒体からの情報は質も量も多くなってきています。情報が無い昔と違い情報があふれる時代。

ブログによってどんどんニッチな貴重な情報が発信されています。
これとどう格闘するかはこれからのビジネスマンにとって極めて重要な課題になると前々から思っています。次回の記事で僕がどうやってるかをお話しますね。

ただ、本当に貴重な情報は媒体には出ないので、体面が非常に価値を持ちます。

その情報を持っている人と仲良くなり、最近どう考えているのか、次に何をするのか、業界の動向はどんなだ？

を聞いて行く必要があります。

対面だとディベートになるので、ある意見に対し、ある意見、またある意見。と五感をフルに活用しながら議論が展開するのでネットのそれよりも圧倒的に深堀する力が強いです。
そこで盛り上がり、新しいビジネスが生まれたり、大きな提携の骨子が決まることは枚挙に暇がありませんね！

マス、ニッチ、媒体、対面、量、質

この辺を考えながら、今の自分に最も有益な情報パックを作り上げることが大事です。

本エントリーの題名にあるとおり、

●会社全体でどうやってアイデア力を高めるか？

とても大事なテーマです。
会社全体ということを考えるとベンチャーの社長一人が一所懸命インプットしてフィルターからアウトプットしているだけの会社は社長の器を会社が越えていきません。

そもそも、情報フィルター性能は社内で高い方かも知れませんが、目は二つ、耳は二つ、一日は２４時間しかないのです。

そんなある一人の社長のインプット、フィルターに頼ってる会社など必ず限界が来ます。

アライドアーキテクツは今２６名の社員がいます。

みんなが一日に見ること、聞くことそれはとても貴重なアライドアーキテクツの資産なのです。

そしてそこで自分が何を感じるか、思うか、行動するか。も本当に貴重なアウトプットです。

アライドアーキテクツ社員のみんなに伝えたい。

皆さんの二つの目、二つの耳はとても貴重です。沢山の情報や体験を得て欲しい。そして多くの経験をつんでフィルター性能を高めて、もっともっと世の中に貢献して行って欲しい。

他の会社の人たちよりもインプット力、アウトプット力の高い会社にしたい。
僕は皆がそれをできる環境を作りたいと心から思っています。

あなたの目や耳、感じることには大きな価値があります！大事にしてください。

長々書きましたが、これが言いたかった！(^-^)/