前回のエントリーで情報収集術について触れましたが、最近僕が使っている情報収集ツールを紹介してみようと思います。
メールソフトをアウトルックからGMAILに変えることにより劇的に環境が変化しました。
大事な情報管理は以下だと思っています。
・スケジュール
・タスク管理
・アイデア管理
・メール
加えて、
・最新情報のインプットマネジメント
も大事です。
今僕が行っている管理の大きな特徴はタスク管理以外は全てインターネット上に情報をおいているところです。
かねてから目指してきたのが
・自分の記憶に頼らないこと
・いつ、どんな時でも情報を更新できること
・重複管理にならないこと
です。
昔はPDAを使ってみたり、パソコンソフトで管理してみたり、ノートパッドを使ってみたり、ポケットに小さなメモ帳を持ち歩いてみたりと色々やりましたが、ITの進化で今はそれがほぼ完璧になっているので、かなり満足しています。
それぞれについて説明しますね。
・スケジュール
会社ではGoogleカレンダーが標準で使われています。Googleカレンダーは携帯電話からでも最新情報が見れるし、更新もできます。
いつでもどこでも最新の状態にアップ可能です。
・タスク管理
実はここだけアナログなのですが、バイブルタイプの手帳を使っています。
何より手書きは早いってのも理由の一つです。
どの打ち合わせにも基本的に手帳を持って行き、ノートを取るのも手帳の中、タスクは下のようなスケジュール帳で管理しています。
タスクは
□ 名前 内容
となります。終わると□をチェックで消して、名前がある場合は依頼してあるタスク、名前が無い場合は自分のタスクとなります。
左側が日単位のタスク、右が週単位の少しゆるい時間のタスクになります。
ここは然程目新しさは無いのですが、今までの悩みは手帳を持っていないときに発生する際のタスクでしたが、ここは携帯電話の自分宛てのメールで対応します。
僕の携帯は２プッシュで自分宛へのメールが開く機能が付いていたので、寝ていても、電車乗っていても、食事していても常に簡単にアイデアやタスクを自分宛に投げることができます。
この２プッシュってのが実はかなり大事で、５プッシュくらいだと段々と使わなくなります。
非常に簡単なキーワードで書いてもほとんどのケースで「ああ、あのことか」と思い出せるのでとにかくキーワードだけでも自分に送っておくことが重要です。
後でメーラを開いたときに、届いているメールをタスクやアイデアを手帳に書き写します。
ここで一元管理が完了します。
・アイデア管理
もう上記で書いてしまいましたが、アイデアはいつどこで沸き起こるか分かりません。
特に僕の場合は机に座っていないときにアイデアが出ることが多いので、かなりアイデア管理には悩んでいました。
上記の２プッシュ自分宛メールでかなり解決できています。
酒の席でも、寝る直前でもガンガン自分宛にメールを飛ばします。
・メール
これはGMAILを採用したことにより劇的に便利になりました。
アウトルックを使っているときは複数のパソコンでメールを一元管理できなかったのですが、GMAILはブラウザで動くソフトなので、インターネットに繋がる環境であればどこからでも同じソースにアクセスできます。
会社のメールをGMAILで受けるようにして使っています。
今までは一台のパソコンでしか管理できなかったものが、どのパソコンからでもメールの一元管理ができるので劇的に便利です。
ブラウザで使うので、アウトルックよりは使い勝手は悪いのですが、
一元管理＞使い勝手
ということでGMAILの採用を決めましたが、大満足しています。
・最新情報のインプットマネジメント
ここは特にブログやニュースサイトの情報の最新情報管理です。
メールと同様に複数のパソコンからインターネット上で一元管理できるGoogle Readerを使っています。
とにかく読むべきニュースのRSSフィードは本当に多いので、
「暇な時間を使って効率よく処理する」
ことがとても大事です。
ちょっとした暇な時間、電車の中。
さらに、PCに戻ったときに既読になっていることが大事です。
そこで強烈にパワーを発揮してくれているのが、このPDAでNTTドコモの通信回線を使うのでほぼどこでもアクセスできてフィード消化に役立っています。
家にいてPCを立ち上げてなくてもワイアレスLANで気軽に読めます。
この端末ならばメールも打ちやすいので、パソコンの前以外からでのメールの消化にも有効です。
色々と使ってきましたが、今の情報管理の形態はかなり安定しています。
宜しければお試しください。
佐藤様、
コメント＆TB有難うございます！
是非試してみて下さい。
情報管理は肝ですので、何か良いアイデアがあれば是非お教え下さい。
投稿情報: 中村 | 2007-08-27 13:07